La protection de votre vie privée est importante pour Technologies Altee inc. («Altee» ou «nous») et c’est pourquoi nous nous préoccupons sérieusement du caractère confidentiel des renseignements personnels de nos utilisateurs et du respect des lois applicables.
La présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») a pour objectif de vous expliquer et décrire comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. La Politique est conçue de manière à respecter les lois québécoises et canadiennes relatives à la protection des renseignements personnels et, lorsqu’applicable, le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») applicables aux personnes dans l’Union européenne (« UE »).
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous détenons ou qui sont sous notre contrôle, notamment, les renseignements qui sont recueillis lors de l’utilisation de nos plateforme et services en ligne Altee ou lors de la navigation sur le site internet d’Altee (les « Services Web »). La Politique s’applique également aux renseignements reçus de tiers vous concernant dans le cadre de notre prestation de services.
L’utilisation des Services Web est également assujettie au respect de nos Conditions d’utilisation qui sont disponibles sur le site Web d’Altee et qui vous été rendus disponibles au moment de votre souscription aux Services Web d’Altee, le cas échéant. Si vous accédez à nos Services Web, vous convenez d’être lié par les modalités et conditions contenues dans la Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces modalités et conditions, veuillez ne pas accéder à nos Services Web ni en utiliser les fonctions.
Nous mettons occasionnellement cette Politique à jour et nous nous réservons le droit de modifier le contenu de cette Politique en tout temps. Tout changement apporté apparaîtra sur notre site Web. La date de la dernière version de cette Politique apparaît en bas de la page. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de cette Politique pour vos dossiers et de réviser cette section de nos Services Web périodiquement.
Altee reconnaît que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant doit être manifeste, libre et éclairé. Votre consentement doit être donné à des fins spécifiques. En fonction de la nature et la sensibilité des renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements personnels). En règle générale, Altee sollicitera votre consentement au moment de la collecte des renseignements, sauf si nous y sommes tenus ou autrement autorisés en vertu de la loi.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, nos Services Web pourraient ne plus vous être accessibles et Altee pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains services.
Altee recueille uniquement les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir sa relation avec vous. Dans le cadre de votre utilisation des Services Web, vous pourriez également ajouter et entreposer sur notre plateforme en ligne des renseignements personnels de tierces personnes, comme celles de vos employés ou de candidats potentiels.
Par exemple, de façon non limitative, des renseignements personnels peuvent être recueillis lorsque vous entrez des informations dans nos Services Web dans le cadre de leur utilisation (sur vous-mêmes, vos employés, des personnes postulants pour un emploi dans votre entreprise, etc.), vous inscrivez pour accéder à votre compte en ligne, vous inscrivez afin de recevoir notre infolettre ou vous participez à d’autres activités interactives en ligne. Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure, entre autres et sans s’y limiter :
Des renseignements ne permettant pas de vous identifier personnellement pourront également être recueillis afin de nous permettre de vous offrir des services personnalisés.
Généralement, nous obtenons les renseignements directement auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de sources extérieures, avec votre consentement ou sans votre consentement, si la loi l’autorise.
Afin d’offrir ses services de logiciel en ligne de gestion des ressources humaines, Altee recueillera également des renseignements directement auprès de votre employeur pour lesquels vous l’avez autorisé. Ces renseignements personnels seront notamment entreposés dans votre dossier employer sur notre plateforme.
Les fins pour lesquelles Altee recueille vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Altee peut utiliser les renseignements personnels vous concernant pour les fins suivantes:
Altee peut également utiliser vos renseignements personnels afin de compiler des statistiques. Toutefois, ces statistiques ne permettent pas de vous identifier et ont été dépersonnalisées. Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins autres que celles décrites ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement, ou si la loi l’exige ou l’autorise.
Vos renseignements personnels pourront être utilisés par Altee afin de prendre des décisions automatisées sur les services susceptibles de vous intéresser ou d’être pertinents pour vous. Cette prise de décision automatisée n’aura aucun effet juridique ou légal sur vous, mais vise simplement à générer automatiquement des recommandations sur la base de vos renseignements personnels et de vos renseignements financiers. Sur demande, Altee vous fournira l’information sur le fonctionnement de ce système automatisé.
Altee reconnaît que, sauf dans les cas et sous réserve des conditions décrits ci-après ou lorsqu’autorisé par la loi, la communication de vos renseignements personnels à des tiers requiert votre consentement.
L’accès à vos renseignements personnels à l’intérieur de notre entreprise n’exige pas votre consentement, mais est strictement limité aux personnes pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités.
Altee peut partager vos renseignements personnels, sans votre consentement, avec ses mandataires, prestataires de services ou consultants qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre des activités d’Altee ou afin d’aider Altee à administrer ses Services Web. Ces mandataires, prestataires de services et consultants garantiront par contrat qu’ils utiliseront les renseignements personnels leur ayant été communiqués uniquement pour fournir des services précis et qu’ils en respecteront le caractère confidentiel conformément à la présente Politique.
Lorsqu’applicable, vous comprenez que votre employeur pourrait avoir accès à certaines informations que vous ajoutées à la plateforme Altee.
Altee peut également, sans votre consentement, communiquer vos renseignements personnels lorsque la loi l’autorise ou l’exige, par exemple pour prévenir une fraude ou un risque de préjudice physique sérieux à toute personne. Chaque fois qu’Altee devra divulguer des renseignements personnels vous concernant, elle s’efforcera de ne pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est requis dans les circonstances.
Altee pourrait communiquer à l’occasion vos renseignements à l’extérieur de la province dans laquelle vous résidez habituellement (vers une autre province ou à l’extérieur du Canada) dans le cadre de l’exécution d’un contrat de service ou d’un contrat d’entreprise, par exemple pour l’hébergement ou le traitement de données. Le cas échéant, nous prendrons toutes les mesures pour s’assurer que le tiers prestataire de services assurera la protection de vos renseignements personnels avec les mêmes standards de protection que ceux en vigueur chez Altee et que vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles autorisées par la collecte ou la loi. Si nous communiquons des renseignements personnels sensibles à votre sujet à l’extérieur du Canada, nous obtiendrons votre consentement exprès. Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels sont communiqués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation et vous trouverez à la section 15 de la Politique les coordonnées de la personne-ressource pour faire une demande en ce sens.
Votre utilisation des Services Web permet à Altee de compiler automatiquement certains renseignements concernant votre profil d’utilisateur, ce qui peut inclure l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur, votre zone de géolocalisation, le système d’exploitation que vous utilisez, l’identité de votre fournisseur de services Internet, la date et l’heure auxquels vous avez accédé au présent site Web, le site Web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre site Web, ainsi que le contenu visionné et téléchargé sur notre site.
Pour ce faire, notre site Web, comme la plupart des sites Web, utilise des témoins (ou cookies), soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. Altee et ses fournisseurs de services utilisent ces renseignements pour adapter le site Web à vos préférences et pour compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation de son site Web afin de l’améliorer.
Comme avec la plupart des navigateurs Internet, il est possible d’effacer les témoins du lecteur de disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. Ce faisant, votre usage de nos Services Web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les fichiers témoins.
Altee a mis en place une série de mesures de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre toute consultation, communication, reproduction, utilisation et modification non autorisées, en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles ils sont employés.
Ces mesures de sécurité incluent :
Altee prend également les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses employés soient informés au sujet du contenu de la Politique et renseignés sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité sans failles, une part de risque est toujours présente. Il est d’ailleurs de votre responsabilité, si vous vous créez un compte sur nos Services Web, de protéger le caractère confidentiel de votre mot de passe et de le changer régulièrement.
Si un incident de sécurité relatif aux renseignements personnels survient, Altee divulguera, lorsque requis par la loi, à la Commission d’accès à l’information du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et aux personnes concernées la survenance de cet incident et adoptera des mesures pour diminuer les impacts de cet incident de sécurité sur les personnes concernées. Altee étudiera également l’incident de sécurité et adoptera des méthodes pour diminuer le risque qu’un incident de sécurité similaire ou de même nature survienne à nouveau. Altee tient un registre de tous les incidents de sécurité ayant trait aux renseignements personnels et, sur demande et lorsque requis par la loi, communiquera ce registre aux organismes de protection des renseignements personnels compétents.
Altee reconnaît qu’il est important que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour, et elle prend des mesures raisonnables afin de s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements qu’elle utilise ou communique. Toutefois, il vous incombe d’informer Altee de tout changement significatif relativement à vos renseignements personnels qui pourraient survenir et de vous assurer que tous les renseignements personnels dans votre compte sont exacts.
Il vous incombe également que vous renseignements soient à jour auprès de votre employeur considérant que plusieurs des renseignements personnels résidant sur la plateforme Altee à votre sujet pourraient avoir été ajoutés et être maintenus par votre employeur.
Altee conserve les renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis, pour rencontrer les exigences légales de conservation et pendant la durée nécessaire à la protection de ses intérêts commerciaux légitimes.
Altee respecte les dispositions du RGPD, lorsqu’applicables. La section 14 de la Politique s’applique exclusivement au traitement des renseignements personnels en lien avec l’EEE et l’UE, dans la mesure où ce traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de bien ou de service ou au suivi du comportement de ces personnes, dans la mesure où il s’agit d’un comportement ayant lieu au sein de l’EEE ou de l’UE. En cas de conflit entre la présente section 14 et le reste de la politique, les dispositions de la présente section auront préséance, uniquement lorsque le traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de bien ou de service ou au suivi du comportement de ces personnes, dans la mesure où il s’agit d’un comportement ayant lieu au sein de l’EEE ou de l’UE.
Si votre consentement est fourni dans une déclaration écrite qui traite d’autres sujets, Altee s’assurera que la demande de consentement visant le traitement de vos renseignements personnels soit clairement distincte.
Altee ne conservera pas de renseignements personnels plus longtemps que cela est nécessaire pour mettre en œuvre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et Altee prendra les mesures raisonnables pour faire connaître à l’avance la période pendant laquelle ces renseignements personnels pourront être conservés ou les critères permettant de déterminer cette période.
Altee reconnaît que vous avez le droit de savoir si vos renseignements personnels sont traités par un système automatisé de prise de décision. Sur demande, Altee vous fournira l’information sur le fonctionnement de ce système automatisé. À moins que cela ne soit requis ou autorisé par la loi, vous avez le droit de refuser qu’une décision basée exclusivement sur un système automatisé soit prise à votre égard, lorsque cette décision a des conséquences légales pour vous.
Altee procédera à une analyse d’impacts relative à la protection des renseignements personnels avant de mettre en œuvre de nouvelles technologies qui sont grandement susceptibles de porter atteinte à vos droits et libertés, incluant votre droit à la vie privée.
Lorsque la loi le prévoit, vous avez le droit de requérir d’Altee qu’elle procède au retrait et à l’effacement de renseignements personnels, et ce, sans délai déraisonnable.
Altee mettra en œuvre, avant de recueillir des renseignements personnels, des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des renseignements personnels.
Altee ne partagera de renseignements personnels avec des agents, mandataires, consultants, entreprises de traitement de données ou fournisseurs de service externes que lorsque ceux-ci l’assurent que des mesures appropriées ont été mises en place afin de protéger les renseignements personnels.
Altee reconnaît qu’elle est responsable de la protection des renseignements personnels et qu’elle est en mesure de démontrer son respect du RGPD lorsqu’elle procède au traitement de renseignements personnels.
Altee prend toutes les mesures nécessaires pour faciliter l’exercice de votre droit d’accès, de rectification ou d’obtention de vos renseignements personnels. Vous pouvez toujours obtenir de notre part confirmation que des renseignements personnels font l’objet d’un traitement. Toute rectification ou tout effacement de vos renseignements personnels sera communiqué aux tiers auxquels ces renseignements auront été divulgués
Toutes les questions ou préoccupations concernant la Politique ou à propos de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels, incluant les demandes d’accès ou de rectification, doivent être formulées par écrit et adressées à la personne-ressource suivante :
Charles Ceelen-Brasseur Responsable de la protection des renseignements personnels legal@altee.com
Vous avez le droit de demander de consulter et d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont détenus à votre sujet par Altee. Vous avez également le droit d’obtenir une confirmation que nous détenons des renseignements personnels sur vous. Nous vous communiquerons vos renseignements personnels, lorsque collectés électroniquement, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également demander que vos renseignements personnels soient rectifiés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi.
Altee répondra à toute demande d’accès ou de rectification dans les 30 jours de la date de la réception de la demande écrite. En cas de refus de fournir ou corriger les renseignements, Altee vous fournira les motifs au soutien de son refus et les articles de la loi applicable qui soutiennent son refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, et l’informera de ses recours.
Si Altee refuse de rectifier vos renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Altee conservera également les renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.
Pour de plus amples renseignements sur la protection de vos renseignements personnels et vos droits, vous pouvez communiquer avec les autorités chargées de l’application de la loi :
Un appel exploratoire de 5-10mn pour découvrir vos besoins et les solutions que nous pouvons y apporter
Une rencontre de présentation complète de l’application (SIRH+ATS) ou de seulement l’un des deux
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