Avec Altee, vous pourrez facilement soumettre une demande de remboursement, qui sera directement transmise à un responsable pour traitement. Vous aurez également la possibilité de suivre l’état de vos demandes : savoir si elles sont en attente, acceptées, refusées ou déjà remboursées.
De plus, vous bénéficierez d’un aperçu complet de toutes vos demandes, qu’elles soient passées, en cours ou à venir. Grâce à l’automatisation, aucun calcul manuel n’est nécessaire : créer une demande de remboursement ne vous prendra que quelques minutes.
Les étapes à suivre :
Tout d'abord, allez dans le module Remboursements.
Si votre demande ne concerne pas un remboursement kilométrique, cliquez sur Ajouter une demande. Remplissez ensuite les champs requis avec les informations nécessaires, puis terminez en cliquant sur Enregistrer.
S'il s'agit d'un remboursement kilométrique, appuyez sur Remboursement kilométrique. Vous pourrez choisir entre l'option itinéraire automatique ou bien saisie manuelle. Dans itinéraire automatique, le nombre de kilomètres parcourus sera automatiquement calculé après l'ajout d'un itinéraire. En revanche, vous devez saisir le nombre de kilomètres parcourus dans saisie manuelle. Dans les deux cas, remplissez les cases avec les informations nécessaires et enfin appuyez sur Enregistrer.
Remarques :
Pour pouvoir ajouter des demandes de remboursement, vous devez d'abord ajouter des catégories de remboursements et des taxes applicables dans le module Paramètres dans le module Entreprise.
Vous ne pourrez supprimer que les demandes en attente, refusées ou remboursées. Vous ne pourrez pas supprimer les demandes acceptées, car le remboursement de ces demandes est déjà en cours.
Si les demandes de remboursements que vous venez d’ajouter n’apparaissent pas dans la liste, vérifiez si la date est incluse dans l’intervalle de date du filtre. Si elle ne l’est pas, sélectionnez un intervalle de date qui inclut cette date et appuyez sur Appliquer.
Dans remboursement kilométrique, le total par année représente la distance totale que vous avez parcourue durant l'année.
Vous ne pourrez utiliser l’unité de mesure en miles que si les villes ou les pays que vous avez sélectionné dans l'itinéraire utilisent cette unité de mesure.
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